Versie 1.0, dd. 30 junu 2020
1. Wie?
Deze Privacy Policy is van toepassing op de persoonsgegevens die worden verwerkt via de website en in het kader van de hoofdactiviteiten van de Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is “SIGN IT”, besloten vennootschap, met zetel te 8000 Brugge, Pathoekeweg 9/01, met ondernemingsnummer BTW BE0823.643.826, te contacteren via info@signit.be.
De verwerkingsverantwoordelijke doet het mogelijke om uw privacy rechten zo goed mogelijk te respecteren. De verwerkingsverantwoordelijke leeft hierbij de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) na en/of iedere toekomstige of aanvullende wetgeving die van toepassing is.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waardoor een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden of identificeerbaar is. Hieronder vallen contactgegevens zoals uw naam en e-mailadres, maar ook gebruiksgegevens van sociale media account, uw IP adres, uw voorkeuren, financiële gegevens, gevoelige gegevens,…
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Volgende persoonsgegevens kunnen verwerkt worden:
3.1 Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van deze website (contactformulier)
- Naam
- Voornaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bericht
- Gegevens die verwerkt worden door de cookies (zie cookie policy)
3.2 Persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van onze hoofdactiviteit:
- Contactgegevens
- Klantenfiche
- Facturatiegegevens
- Correspondentie
- Gegevens omtrent de opdracht
- Klantenhistoriek
3.3 Persoonsgegevens die verwerkt worden via onze sociale media kanalen:
- Naam
- Voornaam
- Interacties op het platform
4. Waarvoor worden de persoonsgegevens gebruikt?
4.1 Verwerkingsgronden:
We verwerken mogelijk uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Wettelijke verplichting:
Om te voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd aan de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van wettelijke en administratieve verplichtingen;
Om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
Deze opsomming is niet limitatief en onderhevig aan veranderingen.
B. Noodzakelijk voor de uitvoering van haar overeenkomst:
Pre-contractuele fase:
- Contacteren, reageren op een bestelling, onderhandelen;
- Verstrekken en/of opvragen van informatie in het kader van het sluiten van een overeenkomst;
- Opmaken van overeenkomsten;
Contractuele fase:
- Klantenbeheer
- Leveranciersbeheer
- Uitvoeren van de contractuele opdracht
C. Gerechtvaardigd belang:
Het versturen van promotie- en nieuwsbrieven naar klanten van de onderneming.
Het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening, het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op de activiteiten van de Verwerkingsverantwoordelijke, in de ruime zin.
Het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten van de onderneming.
Het garanderen van de veiligheid, zowel online op deze website als in onze bedrijfsgebouwen.
D. Toestemming:
Het versturen van een promotie – en nieuwsbrief naar niet-klanten van de onderneming.
Het plaatsen van foto’s op de website of sociale media-kanalen van de onderneming.
4.2 Wijze van verwerken
Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.
Om haar diensten te kunnen aanbieden laat de Verwerkingsverantwoordelijke zich mogelijks bijstaan door een selectief aantal verwerkers. Indien zij toegang hebben tot uw persoonsgegevens wordt met hen de nodige garanties bekomen overeenkomstig de GDPR.
Uw persoonsgegevens worden door SignIT binnen de EU verwerkt. Mocht een verwerker de gegevens buiten de EU verwerken, bijvoorbeeld door gegevens op te slaan in een datacenter buiten de EU, zal de doorgifte gebeuren op basis van passende maatregelen om een adequaat beschermingsniveau te garanderen.
In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat de Verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. De Verwerkingsverantwoordelijke zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.
De persoonsgegevens worden door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Daarna zullen uw gegevens gewist worden of geanonimiseerd.
5. Veiligheidsmaatregelen
“SIGN IT” voorziet passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van haar activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
Zij past hierbij een combinatie van maatregelen zoals encryptie, access management, up-to-date firewall en virusbescherming en een wachtwoordbeleid toe binnen de onderneming.
In geen geval kan “SIGN IT” aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
6. Rechten van de betrokkenen:
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat “SIGN IT” met uw persoonsgegevens maakt.
6.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan “SIGN IT”. Daarnaast heeft u steeds het recht om “SIGN IT” te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde goederen of diensten mogelijks niet leverbaar zijn.
U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
6.2 Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens onder meer voor de verwerking op basis van het gerechtvaardigd belang.
Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.
6.3 Recht van vrije gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan “SIGN IT” in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
6.4 Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
6.5 Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door “SIGN IT” daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar info@signit.be, per post naar SIGN IT BV, Pathoekeweweg 9 / 01, 8000 Brugge, of door gebruik te maken van het contactformulier “Contacteer ons” op de website, mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waardoor u kan geïdentificeerd worden. De identificatiegegevens zullen voor geen andere doeleinden gebruikt worden en onmiddellijk gewist na identificatie.
6.6 Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door “SIGN IT” evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
6.7 Recht om klacht in te dienen
U over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
7. Wijzigingen
De Verwerkingsverantwoordelijke behoudt zich het recht voor om dit privacy beleid op enig moment te wijzigen door kennisgeving hiervan aan gebruikers op deze pagina. We raden u aan om deze pagina vaak te controleren op eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging wordt onderaan de pagina aangegeven.
Als een gebruiker bezwaar heeft tegen enige wijziging in het beleid, dient de gebruiker deze website niet verder te gebruiken. Hij kan de Verwerkingsverantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens te verwijderen. Tenzij anderszins wordt aangegeven, is het op dat moment geldige privacy beleid van toepassing op alle persoonsgegevens die de Verwerkingsverantwoordelijke over gebruikers heeft opgeslagen.